Электронный документооборот (ЭДО) – это система обмена, управления и хранения документами в электронной форме, которая способствует эффективной организации рабочего процесса и улучшению бизнес-процессов. Благодаря этому организации получают множество преимуществ, которые оказывают значительное воздействие на экономические показатели и качество бизнес-процессов. Популярная система электронного документооборота в России от Comindware имеет множество преимуществ.
Главные плюсы ЭДО от Comindware
ЭДО позволяет организациям минимизировать использование бумажных документов, что существенно снижает расходы на печать, покупку бумаги и других расходных материалов, а также нагрузку на офисную технику. Вместо того чтобы распечатывать и хранить документы на бумаге, организации могут обмениваться электронными версиями, что существенно экономит ресурсы.
Процессы по обработке бумажных документов требуют значительных трудозатрат на их:
- физическую передачу;
- обработку;
- архивацию.
В электронном документообороте все этапы происходят автоматически. Нужные бумаги легко передаются по электронной почте, проходят автоматическую проверку и обработку, что позволяет сократить время и трудозатраты, необходимые для выполнения бизнес-процессов.
ЭДО позволяет улучшить процессы взаимодействия с клиентами и партнерами. Благодаря автоматизированной системе уведомлений и напоминаний о необходимости оплаты, а также возможности быстро передавать и получать счета компании существенно сокращают время задержки платежей и просроченной дебиторской задолженности.
Электронный документооборот позволяет избежать необходимости физического хранения и обработки бумажных документов, что существенно снижает потребность в офисных площадях и оборудовании для их хранения.
Автоматизированная система ЭДО минимизирует ручной ввод данных и вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором. Система может автоматически проверять данные на соответствие, правильность расчетов и другие параметры, что снижает риск ошибок в финансовой и операционной деятельности.
Благодаря быстрым и эффективным процессам, связанным с обменом документами и ведением бизнес-процессов, компании более оперативно реагируют на обращения клиентов и партнеров, что способствует увеличению объема чистой выручки. Также улучшение отношений с клиентами и партнерами может привести увеличению объема повторных заказов и расширению клиентской базы.